4 Wörter, die mein Problem mit den täglichen E-Mails gelöst haben

Täglich erreichen uns zahlreiche E-Mails - beruflich wie privat. Der Überblick ist schnell verloren, wenn keine klare Struktur im Postfach vorgegeben ist. Nach Jahren der Suche habe ich einen Weg zur Strukturierung gefunden und der erleichtert meine Kommunikation grundlegend.

Es ist lange her, dass mein Briefkasten neben der Haustür vor lauter Post übergelaufen ist. Vielleicht nach einer langen Reise und dann besteht der Briefkasteninhalt mehr oder weniger aus Werbeprospekten, Zeitungen – sofern die Nachbarn kein Interesse an meinen Tageszeitungen hatten - und nur dem einen oder anderen wichtigen Brief, der sich nach der Rückkehr schnell bearbeiten lässt.

Doch der digitale Briefkasten kennt keine Grenzen. Er läuft nicht über, sondern er sammelt, häuft an und wächst. Und es befinden sich in meinem digitalen Briefkasten auch weniger Werbeangebote und Pizzaservice-Flyer, sondern tatsächlich an mich adressierte Post, die auch eine Antwort von mir verlangt. Anfragen, Rückmeldungen, Fragen und Antworten: berufliche Kontaktpflege und private Kommunikation. Alleine die Anzahl an E-Mails, die mich täglich erreicht ist riesig.

E-Mail-Stau im Postfach - die heutige Kommunikation kennt keine Grenzen

Hinzu kommen noch Nachrichten über die verschiedenen Plattformen, die ich nutze und die allesamt meine heutige Kommunikation ausmachen. Ende 2014 hatte ich 1.121 Mails in meinem Postfach, 741 Nachrichten bei Xing und 972 bei LinkedIn. Nicht zu vergessen sind die unzähligen Nachrichten bei Facebook und auch bei Twitter waren die ein oder anderen anzutreffen. Das Handy, das ab und zu klingelt oder auch eine fast schon altmodische SMS empfängt, darf auch nicht außer Acht gelassen werden. An manchen Tagen sogar so viele, dass es zu einem SMS-Stau führen kann.

Zu keinem Zeitpunkt würde ich mich über all diese Nachrichten beschweren, denn sie gehören zu meinem beruflichen und privaten Alltag. In vielen Fällen spiegeln sie berufliche Erfolge, ein großes Netzwerk und einen interessanten zwischenmenschlichen Austausch auf professioneller Ebene wider. Und im privaten Bereich genieße ich die unkomplizierte und schnelle Art der Kommunikation und Kontaktaufnahme- und pflege. Der große Inhalt des digitalen Briefkastens fordert auch ein großes Maß an Disziplin, Durchblick und Organisationsgeschick. Ohne die gelungene Organisation kann auch die Kommunikation nicht gelingen. Zu lange Wartezeiten kommen für diejenigen auf, die eine Antwort erwarten. Missverständnisse entstehen, wenn aus der Hektik heraus geantwortet wird. Die Unzufriedenheit auf beiden Seiten wächst, wenn der Kontakt nicht ausführlich genug gehandhabt wird und am Ende bedeutet dies alles einfach nur Stress. Doch für jede Art der Kommunikation gibt es die passende Organisation. Eine einheitliche Lösung gibt es nicht, aber bestimmte Tipps, die jedem dienlich sein können, den digitalen Briefkasten und seine Anforderungen erfolgreich zu bewältigen.

Totgeglaubte leben länger: die Auferstehung der E-Mail

Der E-Mail-Verkehr ist bei vielen Menschen im Alltag elementarer Kommunikationsweg und mittlerweile äußerst wichtig für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Firma. Das liegt auch daran, dass die E-Mail heute eine regelrechte Auferstehung durchlebt und sie wieder mehr und mehr zum Einsatz kommt. Denn der E-Mail wurde fast jährlich das Aus vorhergesagt. Vor allem durch den großen Anstieg der Nutzerzahlen bei Facebook und Co. nahm die E-Mail-Kommunikation zunehmend ab. Seit geraumer Zeit erlebt sie jedoch eine Wiedergeburt. Via Newslettern bspw. werden wichtige Informationen und persönlich relevante Daten vie E-Mail an Kunden, Kollegen und Interessenten verschickt. Gegenüber anderer Kommunikationsplattformen hat die E-Mail ganz allgemein viele Vorteile, die heute auch mehr in den Mittelpunkt geraten. Eine E-Mail ist übersichtlich, kann unabhängig davon, wo das Konto eingerichtet wurde - ob Google, Web oder GMX - unkompliziert verschickt werden und erreicht den Adressaten zuverlässig. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind groß bei der E-Mail und der Sicherheitsstandard wurde deutlich angehoben. Die unerwünschte SPAM-Post kann besser verwaltet werden, in den meisten Fällen sogar automatisch, sodass diese ungeliebten und nervigen Nachrichten fast komplett vom Bildschirm verschwunden sind. Außerdem lässt sich der E-Mail-Verkehr gut strukturieren und die richtige Organisation ist bei der großen Beliebtheit der Mail auch dringend notwendig. Eingehende und ausgehende E-Mail-Post muss deshalb richtig verwaltet werden, um generell ein effizientes und wirksames Arbeiten möglich zu machen.

4 Wörter, die die Kommunikation grundlegend verändern werden

Mit der beruflichen Erfahrung wächst auch die Einschätzung, welche Prioritäten gesetzt werden sollten. Wem wird wann geantwortet? Kunden fühlen sich natürlich wertgeschätzt, wenn sie in Kürze eine Antwort erhalten, Geschäftspartner haben Verständnis für längere Antwortzeiten, außer es handelt sich um dringende Anliegen, andere E-Mails müssen nur weitergeleitet werden. Die Post muss also dringend kategorisiert und je nach Brisanz und Wichtigkeit geordnet werden. Mein Postfach hat deshalb mittlerweile folgende Kategorien: ASAP, SOON, LATER, DONE.

Sie verraten mir, wann die Bearbeitung erfolgen muss: Innerhalb eines Tages, einer Woche, einem Monat.
DONE steht für die bearbeiteten E-Mails oder die Verschiebung bis nach einem Monat, was dann keine große Relevanz haben kann. Dieses System wirkt sehr simpel, doch ich selbst habe lange gebraucht, eine Struktur zu entwickeln, die für mich Zeit spart, übersichtlich bleibt und im Alltag wirklich umzusetzen ist. Es ist ein gutes Gefühl, E-Mails nicht nur von einer Rubrik in die nächste zu schieben oder wegzuklicken, sondern sie ordentlich, in Ruhe und strukturiert zu bearbeiten.

Gegen die Flut - Seminare zur Verwaltung der heutigen E-Mail-Kultur

Es gibt sogar Unternehmen, die sich professionell mit der Bewältigung und Verarbeitung von E-Mails beschäftigen. Ein Beispiel: die Firma CADIS mit der eindrücklichen Webadresse Email-Flut.de. Sie gibt Trainings und Seminare rund um die heutige E-Mail-Kultur und hilft Kunden, erfolgreich die Unternehmenskommunikation zu gestalten.

Nicht allein im E-Mail-Wirrwarr

Das zeigt mir, dass ich nicht der einzige Mensch war, der immer noch – nach all den Jahren im digitalen Geschäft – ein gutes und sinnvolles Konzept zur Verwaltung von E-Mails erst entwickeln musste. Ich hoffe, dass ich euch mit vier so einfach erscheinenden Begriffen ein wenig weiterhelfen konnte. Mein Team und ich sind von der Einfachheit der vier Ordner überzeugt und wenden es bereits aktiv an. Wir haben hiermit eine klare Struktur im alltäglichen Mail-Business geschaffen, mit der wir fortan präferieren können. Binnen kürzester Zeit ist auch der Faktor Stress im Posteingang geringer geworden. Besser kann es doch nicht laufen.

Das also ist nun Kategorie DONE. Und nachts schläft mein Handy auf jeden Fall im Nachbarzimmer – für diese Erkenntnis habe ich nicht so lange gebraucht. Probiert es einfach aus.