Die digitale Raumpflege

Fehlermeldung: Das Video passt nicht mehr auf die Festplatte. Das sind die Momente, in denen ich daran erinnert werde, dass man manchmal auch seinen Computer und seine Speicher "sauber" machen muss. Das ist genau so lästig, wie sein Zimmer in der Jugendzeit aufräumen zu müssen.

Das Problem aber ist, dass sich ein Jugendzimmer (meistens) schneller aufräumen lässt, als ein Computer. Diese Meldung "Video kann nicht gespeichert werden" ist für mich fast schon Erpressung, mein Computer stellt mich in diesem Moment doch tatsächlich vor die Wahl, entweder das Video nicht zu speichern, oder aber bestehende Daten auf der Festplatte zu löschen oder zu archivieren.

[h2]Ein Computer kann einen Menschen unter enormen psychischen Druck setzen.[/h2]

Keine besonders schöne Wahl. Es ist in diesem Moment eigentlich immer leichter, den Download der neuesten Datei abzubrechen, weil das "Auf der Festplatte Platz machen" wesentlich mehr Arbeit ist. Aber es ist nicht nur Arbeit, es geht auch immer ein Stück weit darum, seine persönliche Vergangenheit in Form der gespeicherten Bilder, Musikstücke, Videos und Dokumente darauf zu durchleuchten, ob diese Inhalte noch wichtig für mich sind. - Gruselig! -. Man müsste Hunderte Ordner durchforsten, und immer wieder entscheiden, entscheiden, entscheiden.

Egal, ob man ein sehr strukturiert arbeitender Mensch ist, der verschiedene Festplatten für unterschiedliche Themen belegt, ob man ein Sammler ist, der "nur" ein paar mp3 besitzt oder ob man gar ein Daten-Messi ist, der alles sammelt und gar nichts löscht: irgend wann trifft es jeden.

Wie also schaffe ich mir eine Ordnung?
1. Gar nicht: - geht nicht
2. Morgen: - daraus wird auch nichts.
3. Neue Festplatte kaufen: - Löst das Problem nicht wirklich.
4. Bleibt also nur, sich dem Problem zu stellen und diese Aufräumarbeit als eine notwendige Arbeit verstehen zu lernen, was - ich spreche aus eigener Erfahrung - nicht ganz einfach, sondern einfach notwendig ist.

Man fühlt sich einfach überfordert, wenn es um das Aufräumen der Festplatten geht, weil man sich zuerst darüber bewusst werden muss, welche "Verwaltungs"-Strategie man verfolgt:
1. Zufälliges Löschen einer Datei: - Viel zu gefährlich
2. Die ältesten Dateien löschen: - ein Weg, der die persönliche Vergangenheit gleich mit erledigt
3. Die größten Dateien löschen: - schafft Platz, aber keine Ordnung
4. Vielleicht ist Löschen gar nicht das einzige Thema? Denn wenn die Dinge nicht richtig strukturiert sind, muss man ewig suchen und verschwendet viel Lebenszeit im Finder/Explorer, weil man die Daten immer erst suchen muss. Das Beste ist, sich einmal die Zeit zu nehmen, um sich von vornherein eine Ablage-Struktur auszudenken. Das Problem daran ist, dass es für die Ablage keine Norm gibt, die man einfach nur befolgen muss, um Ordnung zu halten, kein TÜV, keine DIN-Norm zeigt uns den richtigen Weg aus dem Datenchaos. So kommt es, dass jeder Computernutzer sich (mehr oder weniger) seine eigene Ordnung zulegt.

Ich möchte hier einmal meinen eigenen Weg vorstellen: Eine konsequente und logische Namensgebung der Ordner und Dateien lässt die Wichtigkeit der gespeicherten Dateien gleich am Namen erkennen. Wie bei einem Produkt im Kühlregal des Supermarktes kann ich dann gleich den Namen, den Inhalt und vielleicht das "Mindesthaltbarkeitsdatum" erkennen, ohne dass ich die Verpackung erst zeitraubend öffnen und das Produkt ansehen muss. Dann wird es auch leichter, sich von den nicht mehr benötigten Inhalten zu trennen, wenn man wirklich einmal digitale Raumpflege machen muss; zumal nur temporär benötigte Dateien auch mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen werden können.

Eine Ordnung könnte so aussehen:
_01 Aktuelle Daten (Eingangsordner für alle Dateien)
_02 Präsentationsschmiede (der am häufigsten genutzte Ordner, Inhalt: Vorlagen ppt, etc)
_03 Office (Dokumenten-Ablage)
_04 Finance ("geldwerte" Dateien)
_05 Team (Alle Daten zur Team-Organisation)
_06 Produkt (alle Produkte, die aktuell bearbeitet werden)
...

Die Unterordner werden entsprechend angelegt, um überall dieselben Kriterien wiederzufinden.
Bei der Anlage dieses Ordnersystems muss man immer seine eigenen Speicher- und Datennutzungs-Gewohnheiten auch in der Ordnerstruktur abbilden, damit man sich sofort zurechtfindet. Wenn zum Beispiel Konvertierung von Dateien eine große Rolle spielt, sollte man sich in der Ordner-Struktur auch Ordner anlegen, die entsprechende Mediatheken beinhalten.

Auch für Musik-Sammler, die ihre mp3 auf Festplatten sammeln, gibt es eine übersichtliche Darstellungsweise: mp3-Name: Künstler-Titel.mp3, dabei schreibt man am besten ohne Punkte, ohne Bindestriche, dafür aber mit Leerzeichen, das sorgt für eine einfache Lesbarkeit. Der bessere Weg ist für mich allerdings, mp3 in iTunes zu speichern und mit Spotify zu suchen, seitdem habe ich keinen Stress mehr mit der Ablage von mp3-Dateien.

Fazit: Ich denke, das ist ein großes Thema, das behandelt werden muss, weil sich jeder mit diesem Problem herumschlägt. Ich weiß nicht ob ein Institut das überprüft hat, was das sogar Volkswirtschaftlich für uns bedeutet. Das Aufräumen von Daten bedeutet sicherlich, dass enorme viel Arbeitszeit verloren geht. Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn Ihr Eure eigenen Ideen dazu bloggen könntet. Ich bin auch sehr daran interessiert, Euren Hinweise auf andere Blogs zu folgen, die das Thema behandeln.

 

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10 Kommentare

  • So eine Ablage nutze ich schon seit Ewigkeiten.. Blöd ist nur, wenn man für eine Kategorie (z.B. Musik, Videos) eine ganze Festplatte vorsieht, die dann irgendwann voll ist, sodass die Musiksammlung sich irgendwann über mehrere Laufwerke erstreckt. Dann geht der Stress von vorn los 🙂

  • Also ...

    ich empfehle den guten alten Aktenplan aus der Tiefe des XX. Jahrhunderts [ http://de.wikipedia.org/wiki/Aktenplan ] mit einem alphanumerischen hierarchischen Aktenschema.

    Schon in den 80er Jahren hatte ich mir als Student fuer die Ordnung der Dokumente der "Buergerlichen Existenz" einen solchen "Aktenplan" gebastelt. Damals sah z.B. das "Aktenzeichen" fuer meine Krankenversicherungs-Unterlagen so aus:

    III 12.1-1

    Ich erspare mir jetzt, die Bedeutung der einzelnen Teilstrings ("III"; "12"; "1"; "1") hier aufzuschluesseln.

    Heute fuehre ich unter diesem "Aktenplan" Hunderte von "Akten".

    Seit es billige Festplatten >> 1 GB gibt, scanne ich alles Papier-Zeugs ein (*.tif / *.pdf) und speichere die Digitalisate ohne CMS direkt in einem Dateibaum; die Folderstruktur heisst dann entsprechend:

    /data/.../3/012/001/001/...

    ALLE Dateien haben einen Dateinamen gemaess einem Namensschema yymmddDATEINAEME.xyz ("yy"=Jahr, "mm"=Monat, "dd"=Tag). Auf diese Weise ordnen sich die Dateien in einer Akte bei alphabetischer Sortierung zwanglos in einer "Timeline" an, was die Uebersicht sehr erleichtert.

    Weggeschmissen wird gar nichts mehr; wenn die Fesplatte vollzulaufen droht, wird eine neue, wesentlich groessere gekauft und der ganze Krempel darauf umkopiert.

    Viele wichtige "Aktenzeichen" kenne ich inzwischen auswendig; ansonsten habe ich entspechende Bookmarks in Konqueror und auch eine ausgedruckte Papierliste zum Nachschlagen.

    Wichtig ist das Backup. Ich habe automatisierte Skripte laufen, die mir regelmaessig gpg-verschluesselte tar-Archive daraus machen. Diese verschluesselten Archive kann ich als DVD-Sets oder als USB-Festplatten irgendwo offen herumliegen lassen, ohne Sorge wegen Privacy zu haben.

    So ein Konzept laesst sich vermutlich unter Linux leichter hinfrickeln als unter Windows, obwohl es im Prinzip auch damit gehen muesste.

  • Mein Musikarchiv wächst nur langsam. 1044 Lieder haben sich über die Jahre angesammelt.
    Meine Eigenen Dateien sind 10GB.
    Meine Fotos machen mir schon mehr Sorgen: 38GB Nach dem Umstieg auf DSLR wird der Ordner wohl in Zukunft noch schneller wachsen.

    Bisher haben die Daten immer auf meine Festplatte gepasst. Zuerst 1,3GB dann 20GB, 40GB und inzwischen 250GB im Notebook.

    Eine externe Platte habe ich als Spiegel (Backup) und eine externe 250GB für alle Möglichen Downloads (Videos, OnlineTvRecorder usw.)

    Noch vor kurzem kostete ein GB etwa 1€ inzwischen sind es so 0,06€.
    Der nächste Schritt wird wohl 1TB (2,5") sein. Ich mache mir also keine Sorgen um den Speicherplatz.
    Wenn man von Anfang an ein wenig Ordnung hält, ist das gar kein Problem. Installationsfiles muss man heute sowieso nicht mehr aufheben, es wird eh eine neue Version geben ehe man das Programm wieder braucht.

  • hilft alles nicht, wenn die Platte voll ist!

  • Als ich meinen neuen Laptop in Betrieb genommen habe, habe ich keine einzige Datei vom alten Computer herüberkopiert. Auch die externe Festplatte habe ich noch nie angeschlossen.

    Wo sind meine Daten? Wo ist mein Leben? Warum strukturiere ich nicht?

    Mein Leben ist über zahlreiche Server/Services verteilt. Ich bin nicht die Person, die Fotos oder Videos macht, sondern ich schreibe. Die Texte sind über diverse Blogs verteilt. Teilweise gibt es Backups, teilweise nicht. Gehen Dinge verloren nenne ich es digitales vergessen. Ich habe niemals die Zeit alles anzuschauen. Manchmal suche ich etwas gezielt. Wenn es nicht mehr da ist, ist es nicht mehr da. Loslassen.

    Dateien, die ich zum arbeiten brauche, werden automatisch synchronisiert (Bei diesen gibt es ein ähnlich strukturiertes System wie von dir vorgeschlagen). Mails liegen bei Google, ebenso wie der Kalender. Dabei ist zu beachten, dass ich Dateien, zu denen ich immer Zugriff haben muss, mir selbst per Mail schicke.

    Für die eigenen Daten halte ich wenig von einer Ordner-Struktur. Ich bin sogar der Meinung, dass dies eine überholte Denkweise ist. Daten gehören mit Meta-Informationen versehen, sodass ich sie mir jederzeit so darstellen lassen kann, wie ich es brauche. zBsp. Fotos 2004, Italien oder Projekt XY, Protokoll, August-Dezember 09 und so weiter.

    Fortsetzung folgt...

  • mal ehrlich: mac User, oder?

    Der gemeine Windows Anwender hat sowieso schon immer eine geeignete Ablagephilosophie gehabt, aufgrund der schlechten Suche.

    Wenn es wirklich lässig gehen soll, brenn die lange nicht betrachteten Dateien auf dvd und lass die dvd von sowaqs wie whereisit! Indizierenm. Das geht auch auf Volltext.

    Das wars. Erfahrungsgemäß wirst du die dvd's nur einmal in den bächsten jahren öffnen, genau dann wenn du alles auf den nächst besseren Datenträger kopierst, weil du die Daten ja unbdingt brauchst...

    Ps: mit ner exteren Platte geht es noch fixer, kostet aber auch mehr.

  • Daten gehen bei mir immer weniger verloren. Meine Datenpflege wird wohl immer besser. D.h. ich räum meine Computer öfter auf als meine Wohnung und vermeide Dauerdaten wo ich nur kann.

    Die wenigen Daten, welche ich wirklich kategorisch sammle, sind Text Dateien und die brauchen wenig Platz. Meine Blogs, Photos, Wikis und Website Projekte sind alle "online" und da sollen sie auch bleiben. Am liebsten wär mir alle meine Dateien wären online. Mein Disk Space terrorisiert mich täglich und liegt konstant bei 57%. Was ist das? Virtuelle Platzangst?

  • also ich denke eine gewisse Struktur hat doch jeder. Und irgendwann ist auch die größte Platte voll. Da hilft nur neue kaufen! Ich als Mac-User habe zudem keine Probleme mit der Suche...

  • "Die digitale Raumpflege" fürs Internet wäre IMHO immer wichtiger.

    Also eine Art Software oder CLEANBOT die/der ALLE eigenen Internetvergangenheiten (bspw. Forumsaccounts, Einträge etc.)
    nach diversen Kriterien absuchen -> UND auch löschen kann.

    ZITAT: Facebook blockiert den „digitalen Selbstmord“ (2010-jan)
    http://www.bild.de/BILD/digital/internet/2010/01/06/facebook-myspace-twitter-loeschen-digitaler-selbstmord.html
    Dienste wie Seppukoo.com und „Web 2.0 Suicide Machine“ löschen mit einem Klick das eigene Profil bei Facebook, Myspace und Twitter

    Digitale Spuren im Internet - Grundrechte in der digitalen Welt (2007-sep)
    http://oe1.orf.at/highlights/108201.html

    tags keywords suchen finden :::> digitale vergangenheit entfernen

  • Ordnung ist die halbe Miete, da gebe ich dir vollkommen recht. Seit Jahren pflege ich für meine Dateien eine gewisse Struktur, benenne MP3s nach einem bestimmten Schema und ordne Fotos sowie Dokumente in verschiedene Unterordner, deren letzten Ebenen stets aus dem Jahr und vollem Datum der Aufnahme bzw. des Ein- & Ausganges bestehen.

    Mich würde ja interessieren, wie sich die 307 GB bei dir zusammensetzen, von denen du dich (lt. Twitter) getrennt hast.

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